Una guía práctica para identificar oportunidades, preparar los datos, mejorar la productividad e integrar la IA con criterio empresarial
Inteligencia artificial empresas turísticas para mejorar su productividad, automatizar procesos y obtener resultados medibles.
Guía práctica para preparar una empresa turística para la inteligencia artificial: cómo identificar procesos con potencial, mejorar la productividad, organizar los datos, automatizar tareas, elegir herramientas y convertir la IA en resultados empresariales medibles.
Cómo preparar una empresa turística para la inteligencia artificial
La inteligencia artificial está entrando rápidamente en las empresas turísticas. Hoteles, alojamientos, agencias de viajes, empresas de actividades, operadores y organizaciones de gestión de destinos disponen cada vez de más herramientas capaces de generar contenidos, analizar información, atender consultas, automatizar tareas o ayudar a tomar decisiones.
Sin embargo, disponer de más herramientas no significa necesariamente obtener mejores resultados.
Uno de los principales errores al abordar la inteligencia artificial consiste precisamente en empezar preguntándose qué herramienta utilizar, cuando la primera pregunta debería ser otra:
¿qué problemas queremos resolver y qué procesos de nuestra empresa podemos mejorar?
Esta es también una de las principales conclusiones que podemos extraer de la guía How to prepare your tourism business for AI, elaborada por Peter Fabricius y Guido van de Graaf para CBI. El documento plantea diferentes recomendaciones para que las organizaciones turísticas se preparen para incorporar progresivamente la inteligencia artificial.
Pero preparar una empresa turística para la IA significa bastante más que aprender a utilizar ChatGPT.
1. Empezar por el negocio, no por la tecnología
La primera decisión debería consistir en identificar dónde puede generar valor la inteligencia artificial.
Una empresa turística puede analizar sus actividades diarias y localizar procesos que presenten alguna de estas características:
- consumen muchas horas de trabajo;
- contienen tareas repetitivas;
- generan errores con cierta frecuencia;
- requieren buscar o procesar mucha información;
- presentan cuellos de botella;
- reducen el tiempo disponible para atender al cliente;
- o podrían mejorar significativamente mediante una mayor capacidad de análisis.
La guía de CBI utiliza una comparación especialmente útil: incorporar inteligencia artificial en empresas turísticas puede plantearse de manera similar a contratar a una nueva persona. Antes de publicar una oferta de empleo, la empresa determina qué función necesita cubrir. Con la inteligencia artificial debería suceder algo parecido.
Primero el problema. Después el proceso. Finalmente, la herramienta.
Esta sencilla secuencia evita uno de los riesgos actuales: acumular aplicaciones de inteligencia artificial sin obtener mejoras significativas de productividad.
2. Buscar productividad antes que espectacularidad
Las aplicaciones más interesantes de inteligencia artificial en empresas turísticas no tienen necesariamente que ser las más llamativas.
Una empresa turística podría obtener más valor reduciendo el tiempo dedicado a responder consultas repetitivas, preparar documentación o procesar información que creando sofisticadas experiencias con realidad aumentada.
Entre las posibilidades analizadas por la guía encontramos la gestión de reservas, elaboración de horarios, introducción y extracción de datos, atención de consultas, análisis de reuniones, elaboración de informes, generación de contenidos o automatización de diferentes tareas administrativas.
La pregunta que proponemos desde IAturismo.com es muy concreta:
¿Cuántas horas de trabajo podría recuperar cada mes su empresa utilizando adecuadamente la inteligencia artificial?
Transformar esa respuesta en euros permite empezar a hablar de retorno de la inversión y no simplemente de innovación.
3. Preparar los datos y el conocimiento de la empresa
Existe una segunda condición que frecuentemente se infravalora.
La inteligencia artificial necesita contexto.
Reservas, comentarios de clientes, procedimientos, estrategias, planes de marketing, información comercial, documentación interna y datos operativos pueden convertirse en una importante fuente de conocimiento para los sistemas de inteligencia artificial en empresas turísticas.
Pero difícilmente lo harán si están dispersos entre ordenadores, correos electrónicos, carpetas personales y documentos desactualizados.
La guía recomienda centralizar la documentación, estructurar correctamente archivos y datos, utilizar nombres consistentes, eliminar duplicados, identificar información que falta y establecer procedimientos para mantenerla actualizada.
Por tanto, ordenar el conocimiento empresarial puede ser uno de los primeros proyectos de IA aunque todavía no utilicemos IA.
4. Aprender a trabajar con la inteligencia artificial
Utilizar IA no consiste simplemente en formular preguntas.
Los sistemas necesitan conocer el contexto, objetivo, información disponible y resultado esperado.
El documento propone el marco RTFCG:
Rol → Tarea → Formato → Contexto → Objetivo.
Más importante todavía es entender la interacción con la IA como un proceso iterativo.
La primera respuesta no tiene por qué ser la definitiva. Podemos corregirla, proporcionar información adicional, solicitar alternativas, pedir una revisión o dividir un problema complejo en diferentes etapas.
Esto convierte la capacidad de trabajar con IA en una nueva competencia profesional para los equipos turísticos.
5. Automatizar después de comprender el proceso
La automatización representa una de las mayores oportunidades para incrementar la productividad.
Pero automatizar un proceso ineficiente no lo convierte necesariamente en un buen proceso.
Antes conviene documentarlo:
Entrada → actividades → decisiones → herramientas → resultado.
Después podemos identificar qué actividades debe continuar realizando una persona, cuáles puede ejecutar la IA y cuáles pueden desarrollarse mediante colaboración entre ambas.
Este enfoque resulta especialmente interesante en áreas como atención al cliente, administración, marketing, reservas, análisis de información o elaboración de informes.
6. Elegir herramientas por el valor que generan
Existen miles de herramientas de inteligencia artificial y continuamente aparecen nuevas alternativas.
Intentar conocerlas todas es prácticamente imposible y, probablemente, innecesario.
La guía recomienda evaluar cuestiones como impacto empresarial, facilidad de uso, coste, escalabilidad, compatibilidad con los sistemas existentes y recursos necesarios para formar al equipo.
Desde una perspectiva empresarial añadiríamos otra pregunta:
¿Cuál es el retorno esperado?
Si una herramienta cuesta 100 euros mensuales pero permite recuperar 20 horas de trabajo de una persona, puede representar una excelente inversión.
Si cuesta 20 euros pero nadie la utiliza, su retorno es negativo.
7. Mantener a las personas dentro del proceso
Turismo y hospitalidad tienen una característica que no debería olvidarse: una parte importante de su valor procede de la interacción humana.
Automatizar todo no debería convertirse en el objetivo.
La cuestión relevante consiste en determinar dónde aporta más valor una máquina y dónde aporta más valor una persona.
Podemos utilizar IA para eliminar tareas administrativas y conseguir precisamente lo contrario de una empresa deshumanizada: liberar tiempo para que las personas puedan dedicarlo a clientes, creatividad, resolución de problemas y actividades de mayor valor.
8. Incorporar seguridad, privacidad y supervisión desde el principio
La incorporación de IA también introduce riesgos.
Información incorrecta, protección de datos, seguridad, sesgos, transparencia y dependencia tecnológica son algunos de los aspectos abordados por el documento.
Por ello, una política básica de utilización de IA debería establecer, como mínimo:
qué información puede introducirse en herramientas externas, qué información no debe compartirse, qué resultados requieren supervisión humana y quién es responsable de validar contenidos o decisiones antes de que lleguen al cliente.
9. Prepararse para los agentes de IA
La siguiente evolución puede ser todavía más importante.
Estamos pasando progresivamente de sistemas que responden a sistemas capaces de actuar.
Los agentes de inteligencia artificial pueden ejecutar secuencias de tareas, interactuar con aplicaciones y participar en determinados procesos empresariales. La guía identifica precisamente los agentes y la automatización como una de las tendencias que pueden transformar el futuro del turismo.
Esto puede cambiar profundamente el funcionamiento de las empresas turísticas.
Por eso preparar hoy procesos, datos y equipos no sirve únicamente para aprovechar las herramientas actuales. También prepara la organización para tecnologías que previsiblemente adquirirán mayores capacidades.
10. Una forma práctica de comenzar
Una pyme turística no necesita empezar con un gran proyecto de transformación.
Puede hacerlo seleccionando un único proceso.
Por ejemplo:
responder consultas frecuentes de clientes.
A continuación puede medir cuánto tiempo consume actualmente, identificar qué información se necesita, probar diferentes formas de asistencia mediante IA, mantener supervisión humana y volver a medir el tiempo empleado.
Si funciona, habrá obtenido algo mucho más importante que una demostración tecnológica:
un primer caso empresarial cuantificable de utilización de inteligencia artificial.
Después podrá abordar el siguiente proceso.
De experimentar con IA a mejorar la empresa
La pregunta para una empresa turística ya no debería ser únicamente si utiliza o no inteligencia artificial.
La cuestión verdaderamente relevante es:
¿está obteniendo mejores resultados gracias a ella?
Mejor productividad. Menores costes. Mayor capacidad comercial. Mejor experiencia del cliente. Mejores decisiones. Más tiempo disponible para actividades de valor.
Preparar una empresa turística para la inteligencia artificial significa, en definitiva, preparar procesos, información y personas para trabajar de una manera diferente.
Y probablemente sea ahí, mucho más que en adoptar la última herramienta disponible, donde se encuentre la verdadera ventaja competitiva.